Records Management
Unter Records Management versteht man die systematische Aufzeichnung von Geschäftsvorgängen und -ergebnissen. Synonym werden die Begriffe Recordkeeping, Aktenführung und Records Management verwendet. Zum Teil wird der Begriff auch mit „vorarchivische Schriftgutverwaltung“ übersetzt, in Abgrenzung zur dauerhaften Archivierung (engl. records preservation).
Records (Unterlagen/Akten) sind alle geschäftsrelevanten Informationen, unabhängig vom Informationsträger, welche bei der Erfüllung von Aufgaben erstellt oder empfangen werden. Dazu gehören auch alle Hilfsmittel und ergänzenden Daten, z. B. Metainformationen wie Eingangsdatum oder Historisierungsdaten, die für das Verständnis dieser Informationen und deren Nutzung notwendig sind. Die Verwaltung und Organisation der Records ist eine Daueraufgabe die bereits bei der Aktenproduktion ansetzt.
Zentral für Records Management sind die Prozess- und Dossiersicht sowie die Betrachtung des gesamten Lebenszyklus von Akten. Damit ist gemeint, dass neben dem eigentlichen Inhalt von Records (Content) auch der Entstehungszusammenhang (Context) von der Entstehung bis zur Vernichtung oder Archivierung gegen Ende des Lebenszyklus berücksichtigt und dokumentiert wird.
Eine spezielle organisatorische Herausforderung ist dabei die Verwaltung der hybriden (digitalen und physischen) Geschäftsunterlagen.
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Links:
- ELOprofessional: Records Management für kleine und mittelständische Unternehmen
- EMC Documentum: Records Management für mittelständische und grosse Unternehmen